在分析过程中主要是全力发现是否存在因员工能力不够而导致的差距。问题原因分析表不存在一个固定模式，它是可以变通的，既可以模仿，也可以根据企业自身实际情况加以省略或补充。在使用时，可以先遮挡解决方案提示的内容，以便在寻找原因时尽可能自己思考，不要马上就看提示得出结论。
第三，确定解决方案阶段。找出了差距原因，就能判断应该采用培训方法还是非培训方法去消除差距，自然就容易得出解决问题的方案。差距原因分析表右边提供的可选择的解决方案实际上已指出了一个基本思路，不过在操作时还需要进一步思考和细化，以便针对性更强一些。
为了更好地制订培训规划和培训计划，在这阶段的最后，还需要对培训需求项目进行大致的排序，一般根据需求的重要性和紧迫性两个角度去判断，对重要性和紧迫性都比较高的，在培训资源分配上重点关注，优先考虑，排在首位，对重要性和紧迫性不是很高的，排在后位。同时还可以对培训需求项目进行分类，如通用类培训，技能类培训等，提高公司培训资源的利用率。
