、会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等；

、公司总部召开的公司级会议会务服务统一归口总经办负责。

、部门在总部召开的会议需用公会场的，应向会议室管理部门（人力资源部）书面提出，由会议室管理部门（人力资源部）统筹安排。

.会议组织。

..会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。

..会议主持人须遵守以下规定：

、主持人应不迟于会前分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。

、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。

、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。

、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。

..与会人须遵守以下规定：

、应准时到会，并在《会议签到表》（详见附件）上签到。

、会议发言应言简意赅，紧扣议题。

、遵循会议主持人对议程控制的要求。

、属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。

、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。

、做好本人的会议纪录。

..多个部门参加的临时行政会议原则上由集团总经理主持，集团总经理另有授权的，从集团总经理授权。

..公司月度例会、临时行政会议一般应控制在小时以内，根据会议进行情况确需延时的，主持人须征得与会人员同意。

..主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。

.会议记录。

..公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。

..公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定：