受市场环境影响,不少礼品公司纷纷裁员减政,这时成了员工离职的高发期。为了保证公司业务正常运转,降低员工流失带来的损失,如何顺利交接是当下亟待解决的重要问题。
根据轮船前行时形成的尾流就能判断出轮船的运行情况:直线型的尾流,说明轮船正在稳定前行;如果尾流左右摇摆,可能是轮船出了什么问题。对礼品公司而言,当员工离职的时候,他也会留下一条尾流,观察尾流的状况,可以分析组织的航船是否正常运行。
大脑仍在转动:知识的尾流
据有关管理咨询机构调查,开展工作所需的核心知识有70%存储于离职员工的脑袋里,如果不能有效转移,接任者工作的开展就会大受影响。因此,管理离职员工的尾流首先应是知识的尾流,离职员工最重要的价值是在公司期间创造的知识、建立的流程、发展的新技能与方法、客户资源等。所以,礼品企业应尽量多的把离职员工大脑中的宝库挖掘与留存下来,做好离职员工知识的延续管理。
人力资源部应提前拟好离职员工知识传承清单,在交给离职员工的同时,让所在部门负责人或接任者与其确认清单的具体内容,并督促对方落实。员工离职前应完成的知识传承工作有:
明确岗位所需掌握的知识与技能;
梳理岗位的工作流程,建立流程图;
整理已完成与未完成的工作;
提出岗位工作需改进与注意之处;
整理提交岗位核心信息,如客户资源等;
知会内外部客户,帮助接任员工做好工作衔接;
告知接任者在企业工作需注意的隐性规则;
遵守保密协议与竞业禁止的事宜,如没有则补签;
除了知识传承清单外,人力资源部还要建立知识传递的流程与机制,推动业务部门一起把离职员工的知识尽可能多地发掘出来,而不是让这些宝贵知识弃置在其打包的行囊中。
识别出哪些员工最能接替岗位工作,可能的话立即指定接任人;
识别出最关键的、最不能流失的知识,要求离职员工将其流程化或文字化;
阶段性评估交接效果与目标达成情况,及时排除障碍,给予支持;
离职员工主持一个内部工作交流会或培训,传递岗位知识,让其他同事了解与掌握;
让离职员工带领接任者拜访内外部客户,使工作关系得以延续;