、会议的有关材料根据有关的规定在相应的时间送交参加会议人员。
、做好会议的组织工作，对大型会议或重要会议要提前与有关部门商定会场。
、会议开始前做好签到等工作，每次会议由专人做好会议记录。必要时进行录音、照相、摄像。会议记录要求准确、完整。
、会后要认真整理会议记录，发布会议有关信息，将会议材料整理归档。
、根据会议的决定（决议），起草有关的文件，并负责督促检查决定（决议）的贯彻、执行，及时将情况反馈给有关领导。
、负责党委各职能部门及各级党组织召开确需请院党委领导参加会议的协调工作。
、根据工作需要，建议党委领导召开有关会议。
二、党委办公室督办催办制度
为保证党委重大工作部署以及决议、决定的贯彻落实，进一步提高工作效率，密切党群关系，沟通协调各方面联系，使党委办公市担的督办催办工作科学化、规范化、制度化，特制定本制度。
、督办催办是党委办公室的一项重要工作职责和为党委服务的重要内容。党委办公室必须切实配合党委抓好督办催办工作，维护党委的权威，保证政令畅通，推动党委重大决策和重要工作部署的贯彻落实。
、督办催办范围
（）督促检查党的路线、方针、政策的贯彻落实。
（）督促检查党委会议、所作的决定、决议和重要工作部署的贯彻落实。
（）督促检查上级和院党委领导同志的批示和交办事项的办理。
（）重要来信来访问题的处理。
（）其他需要督办催办的事项。
、督办催办程序
（） 接受任务（）进行登记（）确定主办单位（）提出办理要求 （）发出督催通知（）定期了解办理情况（）掌握办理结果（）搞好信息反馈（）结案归档。
、督办催办原则
（）突出重点的原则。督办催办工作必须紧紧围绕党委中心工作进行，推动党委重大决策和重要工作部署的贯彻落实。
（）和学院党委保持一致的原则。在督办催办工作中，党委办公室作为学院党委的办事部门，必须和学院党委保持一致。
（）党政分开的原则。党委办公室只对学院党组织和党员开展督办催办工作，涉及党外的则向有关部门提出建议。
（）间接处理原则。开展督办催办工作以督促催办、反馈情况、调查研究、提出建议为主，直接处理问题需院党委授权。
三、党委办公室信访工作制度
信访工作是党委办公室一项长期、重要的经常性工作。为了密切校党委与广大师生员工之间的联系，保护信访人的合法权益，维护信访秩序，同时博采众议，为党委正确决策提供更多依据，特制定本制度。
（一）群众来信
、基本要求：及时拆封，认真阅记，准确交办，妥善处理，做到件件有着落，事事有结果。
、办理程序
（）拆封：当日来信，当日拆封，加盖收信日戳，及时阅办。
（）阅信：认真细致，准确掌握信中全部内容。
（）登记：在来信登记薄上按照项目填写来信的基本情况。，
