2.4密级：绝密：AS;机密：CS;秘密：PS;无：OP

　　编码原则：编码共为十二位数，□(文件资料大类)□□(部门前两位拼音缩写)□(是否保密)□□(密级程度)□□(年份)□□□□(流水号)。如总经办2004年某份制度编码为：SZJNOP040001。

　　3.归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

　　4.案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。

　　5.整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边;材料过宽应折叠整齐;字迹难辨认的，应附抄件;以每一案卷端正书写标题。

　　6.对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录(卡片)，按一定次序排列和存放。

　　7.每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料;对破损和褪色的材料进行修补和复制。

　　8.对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。集团各部门及下属公司兼职或专职文控员应定期(每月两次，分别于月初、月中)报送相关资料至文控专员。

　　9.公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。

　　10.公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。

　　八、文件资料的保管：

　　1.防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全;

　　2.公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料;

　　3.做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

　　九、文件资料借阅、利用工作：

　　1.总监级(含)以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办理借阅手续。因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》，部门经理签批、总经办系统管理部经理核审后方能调阅。

　　2.公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借;秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，跨部门的由系统负责人批准;跨系统的由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。