采购人应加强对采购项目采购文件、采购合同、质疑答复意见的审核，相关文件应在本单位相对应部门进行合法性审核后作出。

4、建立纠纷处理工作机制。 采购人应认真应对、妥善处理供应商询问、质疑以及举报案件，建立预防和沟通机制，依法化解纠纷，避免争议升级;采购人在处理采购纠纷时应当依法依规并充分征求本单位法制机构或委托律师的意见进行明确答复，无正当理由不得拒绝供应商的询问、质疑和举报，答复的内容不得回避供应商询问、质疑和举报的实质性内容。委托采购代理机构答复质疑的，须在答复意见书发出前进行书面确认。

对供应商因答复不满意或未在规定期限内进行答复而发生投诉事项的，采购人应当积极配合财政部门对供应商提出的投诉事项进行处理。

5、加强档案管理。 采购人应当按照相关要求妥善保管每项采购活动的文件和资料。对委托采购代理机构代理的政府采购项目，采购活动完成后，采购人应督促采购代理机构将采购项目的文件和资料移交其归档保存。

二、规范采购行为，健全透明高效的政府采购工作机制

6、强化预算管理。 采购人应按照“应编尽编”的要求在部门预算中编列当年采购项目的政府采购预算，落实采购项目资金来源、明确采购需求、细化采购品目至《政府采购品目分类目录》的最末一级。列入年初政府采购预算的采购项目，采购人应严格按照批复的政府采购预算执行并依法对执行结果负责。

采购人更改、调整已批复的政府采购项目采购品目、采购数量、预算金额或新增政府采购项目等，须在批准的部门预算支出总额内相应调整、追加政府采购预算，并填报《政府采购预算调整申请审批表》(附件一)。未纳入年度政府采购预算或未进行调整或追加政府采购预算的，不得实施政府采购。

年终未使用的政府采购预算和部门预算同步结转，预算指标被收回的，取消已批复的政府采购预算;预算指标同意结转使用的，采购人按照结转后下达的政府采购预算执行，适用新预算年度的政府集中采购目录和采购限额标准及公开招标数额标准。

7、严格计划管理。 采购人应根据经批复的政府采购预算，适时申报政府采购计划和组织实施政府采购，政府采购计划的采购品目、数量、预算金额等内容应与批复的政府采购预算保持一致。

采购人应当根据项目的实际需求，对项目进行充分的市场调查和论证，包括项目建设规模、产品配置标准、产品技术参数和合理市场价格等。并根据政府采购的相关法律、法规和政策规定，在申报政府采购计划前详实编制完整、真实、合理、有效的采购需求。