12.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。
13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。
二、档案查(借)阅制度
档案借阅是档案室的日常业务工作,是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式,为做好档案管理工作,特制订如下制度:
1.凡本公司有关人员,因工作需要借阅档案者,一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度,取得相关领导签字,同时做登记。
2.本公司有关人员如有实际情况必须借出者,须办理相关手续,超过两天以上归还者,须经领导批准签字。但要如期归还。
3.借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时,须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时反映给主管领导。
4.外单位借阅档案者,须持单位介绍信,且经总经理批准后方可借阅,只限在本室查阅,一律不外借,且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。
5.凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。
三、档案的保密制度
1.凡属密级档案,必须正确地标明密级,并妥善存放。
2.非综合档案室人员不得随便进入档案库房,库房门窗及箱柜应随关锁。
3.全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定,不失密。否则应追究责任。
4.凡查阅密级档案,均须办理审批和借阅手续,一般只允许在阅档室查阅,不得带出或复制,确属需要者须办理相关手续。
5.查阅人员对档案内容承担保密义务,违反规定造成后果者必须追究责任。
6.档案人员要忠于职守,认真执行各项保密制度。
7.定期对保密档案保管情况进行检查,发现问题及时处理。
四、档案库房管理制度
一、档案入库检查:
1档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对,做到账、物相符。对破损或载体变质的档案,及时进行修补和复制。
2.入库底图应批边分类装袋,照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒(袋)内。
3.定期对档案保管状况进行全面检查,做好记录,发现问题要采取积极有效措施,保证档案的安全。