小额贷款公司档案管理制度

贷后管理可以分为档案管理、跟踪检查、年审、动态管理等业务类型，其中档案管理工作贯穿信贷业务始终，是保证信贷业务制度化、规范化，信贷资产安全性的基础工作。加强信贷档案管理，做到妥善归档、资料完整，可以有效防范信贷风险。实务中，制度化的信贷业务档案管理，不仅可以在理念上面向核心业务，保护企业资信权益，树立和传承企业文化，更可以在架构上适应小贷公司业务流程，促进管理技术创新，充分发挥档案信息效用，完善信贷业务流程。

一、概念解析

信贷档案指本公司在信贷业务的受理、调查评价、审批、发放和贷后管理过程中形成的具有法律意义、史料价值及查考利用价值的资料，档案资料有纸质、实物、图文印象等多样化存在，包括合同、文件、账表、函电、记录、图表、声像、磁盘等各类信贷业务的档案资料范围。

按照是否具备法律要素可以分为法律要件档案和业务管理档案两类：

1法律要素档案

法律要件档案是约定双方权利义务的各类合约和收执以备主张权利所需的各种凭证依据。主要是合同书、重要物权和权利凭证、证明书、通知书、申请书、承诺书等。

(1)初步接触阶段：企业提交的各类主体资质证明文件和填写的贷款担保申请书;

(2)调查评审阶段：调查评审协议和企业提交的相关业务、财务证明文件;

(3)担保阶段：担保流程审批文件、担保协议、各类反担保合同及其附件等、记录和合约签署行为真实合法的证明资料;与银行签署的保证合同和放款凭证等;应当收执的各项物权、权利凭证以及承诺书等;

(4)监控阶段：新增和变更权利义务的相关合约文本和辅助资料等，有利于保证公司权益的新证据。

2业务管理档案

业务管理档案是记录反映业务过程的各种报告、记录、说明、表格等图文资料。包括调查报告、评估报告、检查报告，统计、记录、情况说明等。