四是系统性原则，即有一套完善的报销制度和流程。外籍员工的雇佣或派遣合同(或合同附件)应写明除了基本工资、奖金之外，企业会提供相关的补贴。无这些条款，也就无从谈起去给外籍员工报销这些补贴。一套完善的报销制度还应包括：申请免税补贴的资格(持有国外永久居留权的中国人应排除在外)、外籍员工的权利和义务(如何规避员工提供假发票的情形)、免税额度、纳税调整的要求等。并且，需要企业财务部门的支持和配合，建立一整套报销流程，真正走报销之路。只有系统地建立了报销制度，才能在优化税收的同时规避风险。
五是完备性原则，即相关资料必须齐备。费用实际发生时，外籍员工应及时索要正规的、有加盖财务章的发票(而不是收据)。若是向个人房东索要房租发票，房东需要去税务机关缴纳5%营业税后才能由税务机关代为开具房租发票。企业亦应保留租房合同、语言培训合同和子女教育合同复印件，以及报销探亲费用时的出租车票、租车发票、电子机票和登机牌等，以备主管税务机关检查之用。
最后需要指出的是，我们了解到有些企业将上述费用作为免税补贴处理时，直接从员工当月工资里面进行抵扣，自行认定免税。这是非常不正确的操作方法。我们建议企业严格按照政策要求，制订相关的免税补贴规定，收集有效凭证及证明资料，及时与主管税务机关取得联系并做好备案工作，在符合54号文件要求的前提下正确实施免税补贴政策。
