没有管理层的认同和支持，无法有效地完成工作分析及编写职务说明书。组织的人力资源管理部门应协助管理阶层筹划建立政策和确定方向，并且将这个信息传递给整个组织，以获得一致的支持。

2、明确职务说明书对机构管理的重要性

　　职务说明书是一种重要的管理工具。每一机构的管理阶层都需要去计划，分配工作，继而控制每项工作的进度及成果，所以各层管理人员都需要清楚知道在他的管辖范围内，各下属的任务、职责的分配及工作内容，各成员之间的工作关系，他才可以有效的完成他的管理责任。对一个机构而言，职务说明书可以作为协调各部分运作的基本引导，使得最高管理层能够系统的分配职权、指定责任范围，充分发挥部门间的整体合作机动性。

3、编写职务说明书的要求

　　职务说明书应清楚、权责明确、具体而简单。在界定工作时，应尽量使用简明的专门动词和名词来描述工作的目的和范围、责任权限的程度和类型、技能的要求等。除了这些还要问下面一些问题：

　　(1)职务说明书的内容是否清楚?能否由此对该工作有一个基本的了解?

　　(2)职务说明书中要求的职责和任务是否合理?绩效期望是否现实?有没有需要增减的内容?

　　(3)在任职资格中，必备的资格条件和理想的资格条件是否合理?有没有需要增减的内容。

4、职务说明书必须随组织机构变化而更新

　　管理层部门认为，依靠掌握所有的职务说明书便能够改善所有管理问题，管理者必须随组织机构的变化而及时修订职务说明书，如果组织机构改变了，而职务说明书仍是原来一套，其作用就不能发挥出来。久而久之，工作重叠、职责混淆，管理分配不平衡的问题就回出现，而工作缺乏效率、员工缺乏积极性、利润下降等现象亦会相继产生，所以作为人力资源部门的管理者有责任使各部门的领导明白职务说明书的重要性，推动他们的积极性去参与编写、修订及更新职务说明书。