文秘职员除了需要具备以上工作职员的基本条件外，还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养。因此，文秘职员要自觉、全面地加强这四个方面的修养，努力把自己造就成为德才兼备，既合格又称职的工作职员。并注重把握以下原则。

1、要有充分的政策依据和事实依据。秘书职员办文办事，尽大部分都是针对现实状况的，或是为了解决某个题目，或是指导某项工作。因此，必须以党和国家的政策和客观事实为依据，坚持实事求是的原则。实事求是是我党的思想路线和传统作风，是秘书部分一切工作的准则，也是秘书职员必须具备的品质。假如有些领导交办的事不符合党和国家的方针政策，秘书职员应有勇气提出意见，请领导重新考虑，以保证正确贯彻上级的指示精神，把工作做好。

2、要有正确性。正确，是对工作质量的要求。文秘治理的正确性是指正确体现政策，正确表达领导意图，正确地办文办事，言行有分寸，文字能达意。它在一定程度上保证领导工作的预备性。文秘治理的正确性，涉及的方面很多，扼要地说，就是：办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎。而要做到这些，必须态度认真，作风过细，不能疏忽大意，不能马虎潦草。比如说办理公文，就要保证文件的质量，用词要正确，材料要真实，抄写要认真，校对要仔细，力求每一个环节都不发生差错。否则就会贻误工作，甚至酿成难以弥补的损失。

3、要雷厉风行。这是对工作效率的要求。任何目标的实现，都离不开两个因素，一是正确，二是时限。其中任何一个失误，都会使事情办不成或办不好。时限就是尽可能缩短周期，减少中间环节。秘书职员办文办事必须具有很强的时效意识，要迅速行动，不可拖拖拉拉，要制定科学的工作制度，理顺关系，分工明确，充分发挥工作职员的重要性和创造性。要简化办事程序，减少不必要的行文和礼节，消除“文山会海”的现象，进步工作效率。要利用电脑等现代技术改变工作手段，实行办公自动化，例如用电脑传递信息、检索资料、编辑文稿等。

4、严守纪律，守旧机密。文秘治理要制发文件，处理文件和治理文件。在各种文件中，大部分具有不同程度的保密性，而且各级秘书职员经常接近领导，看一些重要文件，参加一些重要会议，所以，秘书职员在公共场合活动时要留意内外有别，把握分寸，对什么应该说什么不应该说要心中有数。我国已经制定了《保密法》，秘书职员要认真学习，模范执行，切实做好保密工作。