(4)、会议桌、笔、饮用水
(5)、会场内墙面形象展示牌。 3、会场入口大厅区 (1)、会场台阶处,层递摆放易拉宝; (2)、会场10-15米的入口处,层递摆放易拉宝;
(3)、会场入口处工作区
进入手续登记、会议资料发放、咨询、解答、推荐、引导。
(4)、专柜实景展示;
(5)、实景两侧不同角度的易拉宝摆放。
六、人员分组设置:
A总指挥:一般有公司老总或者副总担任,主要是会议前期的组织、后期服务和总协调; B副总指挥:这个岗位是最重要的,是执行总指挥,负责左右细节的安排和处理,同时注重会议议程科目和时间安排,市场业务处理;
C会务组组长:一般有行政部经理担任或者市场部经理担任,要求心态平和,熟悉各个经销商的情况。负责会议接待、登记、会议资料的发放、各个住宿房间的安排及会场的整理、各个成员的分组、突发事件的处理和协调。用餐协调、与酒店的事务性安排,参会人员的往返接送等;若人员充足可在会务组中再设登记、接站两组;
D会场组:会场秩序的调节、摄影、摄像、讲课进程的安排、会场现场的业务处理、会场气氛的营造;
E后勤组:票务安排、会议各种费用结算、支付等;
F沟通组:这个组责任最重,一般有分管副总或者市场总监担任,成员是熟悉市场和具有谈判能力的人,负责参会人员的名单整理、分组、就餐安排、合同资料、与会人员的事务协调、意向经销商的沟通促进、配合会务组进行业务安排等。
G登记组
H 接站组(需要配合完成)
各岗位分工固定但所设人员可以穿插调整,做到人人有事做,事事有人做。尽量做到包干到人,科学分配,避免一件事几次换人等重复用工现象。如:会场组人员在没有时可协助沟通组谈判或会务组工作。
七、会议架构:
?会前宣传
?会场布展
?现场展示
?现场会议
?解答疑问
?会上竞标
?会后签约
?宴会
?后期造势
八、会议步骤
1、活动筹备
(1)、某公司负责落实包括租场地、会场布置、邀请函、胸卡、样品、招商手册、电子光碟、向导牌、POP招贴、投影仪、手提袋、礼品、形象展示牌、实景堆头等物料准备。