4.寄发入学通知书、录取考生信息确认表等资料。高校在某一批次处于“完成录取”状态后，我院将分校形成《录取新生名册》，并打印民办本科院校已录考生的《录取考生信息确认表》，分别加盖“湖南省普通高等学校招生委员会录取专用章”后寄至有关高等学校(省内院校的录取名册和录取考生信息确认表由招生学校凭介绍信来我院普招处直接领取)。高校依据《录取新生名册》给已录取考生寄送《入学通知书》(民办本科院校还要寄送有省级招办具印的录取考生信息确认表)等材料。

五、异常情况和突发事件的处置

各工作组要针对录取过程中可能出现的各种情况和问题，制定应急预案，确保一旦出现异常情况和突发问题能快速反应、妥善处置。在遇到突发问题时必须第一时间逐级上报，并在录取现场协调处置小组统一指挥下启动应急预案，采取紧急措施。

六、保障措施

(一)严格执行各项制度，加强录取现场管理。一是全面规范录取操作。按照教育部“六不准”和我省录取现场管理的“八条禁令”(湘教发[2007]32号)的要求及相关规定，对计划执行、录取操作、信息发布与管理、信函及印章使用、通讯联络、人员出入、信访接待、工作纪律等方面进一步全面规范，做到每一个岗位、每一个环节、每一个程序都规范操作，不出现任何疏漏。二是加强对录取工作人员的严格监管。按照精简、高效的原则配置录取工作岗位和人员。对录取工作人员的选聘要从严掌握条件，严格审核把关，尽可能做到精干、可靠，尤其保证重要岗位配强配好工作力量。要切实加强对录取工作人员的教育和管理，严肃工作纪律，杜绝工作差错和违规行为。三是对录取现场实行全封闭管理。工作人员一律凭证出入有关工作区域，录取现场不接待高校工作人员(或联络员)，也不接待高校委托的招生代理人，高校与省教育考试院通过电话或网络联系。高校工作人员一般通过联络员与相关人员联系，如确需进入封闭区的，须到行政秘书组办理相关手续。

(二)深入实施“阳光工程”，建立健全内外约束机制。一方面，进一步加大招生信息公开力度，严格执行教育部“十公开”的要求，主动接受社会监督。制定具体详细的录取工作方案，并在录取前将有关规定和操作规程全面向社会公开。继续加大政策宣传和信息发布的工作力度，第一时间将录取信息特别是招生院校投档线、计划缺额、艺术专业录取进展情况等通过各种媒介和渠道向社会公布；进一步畅通信息查询渠道，按规定时间更新考生信息，尽可能让考生随时、随地查询自己的录取状态；畅通省、市、县三级信息传输渠道，县级招办必须及时将考生录取结果通报考生所在中学，并向社会公布。同时，在录取现场设立由省纠风办、省教育厅监察室、省教育考试院相关同志组成的纪检监察组，向社会公布举报电话，接受考生及社会对录取工作的监督。另一方面，建立有效的内部约束机制。领导小组成员、协调工作小组负责人、总协调加强对录取工作各个环节的全程监控，各工作组之间相互监督、相互制约，对录取过程中包括计划调整、批件调档审批、投档模板设置等在内的重要事项必须履行严格的手续，经录取管理组、信息技术组负责人会签后报有关领导审批同意方可实施。各工作组的相关工作也要层层实行严格的审批程序，逐级上报，集体负责。