) 认真填写索档单，并由部长以上签名。
) 各部在指定时间办理查档手续，并同时告知办公室归还日期。
) 档案阅毕后请及时归还，过期不还办公室有权进行查询并作相应处理。
、借阅手续：
（）借阅档案必须有证明，由主席团授权后方可借阅，没有证明的一律不予借阅。借阅档案必须进行注册登记，登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。
（）借阅档案应办理登记手续（包括编号、内容、时间、借阅人员、记录人），做到责任落实到个人。
（）借阅时间不得超过一周（主席团同意除外），延期归还由办公室给予口头警告、批评。
（）复制文件必须征得主席团的同意。
、外单位借阅校学生会工作档案的，需向团委提出书面申请，并经主席签字同意后方可，
秘书处的对外借档案应做好外借登记（包括编号、内容、时间、借阅人员的个人资料、签名主席、记录人员），外借期限为一周。
、外借档案不得为档案原件。
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