．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；
．及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。
七、文件资料的归档、立卷与管理：
．区分全宗，确定立档单位。
．分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。
． 大类分为：制度/规定：s；文件：f；资料：d；档案：a；合同：b。
． 部门拼音缩写：物控：wk；生管：sg；仓储：cc；品管：pg；研发：yf；技术：js；客服：kf；采购：cg；生产：sh；市场：sc；销售：xs ；设备：sb；财务：cw；oem：wb；后总：hz；总经办：zj；人力资源：rl；制造中心：zz；营销中心：yx；研发技术中心：yj；财务中心：cw；广州分公司：gz；上海分公司：sh；北京分公司：bj；香港分公司：xg；信念公司：xn。
． 保密用y表示，非密级则用n表示。
． 密级：绝密：as；机密：cs；秘密：ps；无：op
编码原则：编码为十二位数，□（文件资料大类）□□（部门前两位拼音缩写）□（是否保密）□□（密级程度）□□（份）□□□□（流水号）。如总经办～某份制度编码为：szjnop。
．归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。
．案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。
．整理案卷，使之厚度适宜，控制在cm至cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。
．对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和存放。
．每对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。
．对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。集团各部门及下属公司兼职或专职文控员应定期（每月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员。
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