工程项目开工前,监理人员应参加由建设单位主持召开的第一次工地会议。监理人员可以协助建设单位主持。

1、建设单位、承包单位和监理单位分别介绍各自驻现场的组织机构、人员极其分工;

2、建设单位和总监理工程师对施工准备情况提出意见和要求;

3、总监理工程师介绍监理规划的主要内容,向承包单位进行监理工作交底;

4、研究确定各方在施工过程中参加工地例会的主要人员,召开工地例会的周期、地点及主要议题。

第一次工地会议纪要由项目监理机构负责起草,并经与会各方会议记录是由会议组织者指定专人,如实、准确地记录会议的组织情况和会议内容的一种机关应用性文书。会议记录一般用于比较重要的会议或正式的会议,它要求真实、全面地反映会议的本来面貌。会议记录忠实地记录了会议的全貌。会议精神、会议形成的决定和决议、会议对重大问题作出的安排,如果在会议后期需要形成文件,要以会议记录为依据;如果不形成文件,与会者在会后传达贯彻会议精神和决定是否准确,也要以会会议进行过程中连续编发的会议简报,以及会议后期制作的会议纪要,都要以会议记录为重要素材。

会议简报和会议纪要可以对会议记录进行一定的综合、提要,但不得对会议记录所确认的内容进行歪曲和纂改。可以说,会议记录是形成会议简报和会议纪要的基础。会议记录可以作用会议情况和会议内容的原始凭证。时过境迁,有关会议的内容和情况可能无法在记忆中复现了,甚至当时作出的重要决定可能也记不清了,这时就不妨查查会议记录。会议记录还可以成为一个部门和单位的历史资料,若干年后,通过大量会议记录可以了解这个单位的历史进程和发展状会议记录的执笔者与其他文章的写作者有一个重要的区别,那就是他只有记录权没有改造权。

会议是个什么样就记成什么样,与会者发言时说了些什么就记下什么,记录者不能进行加工、提炼,不能增添、删减,不能移花接木,不能会议记录是会议情况和内容的原始化的记录。所谓原始,就是未经整理,未经综合。在这一点上,它跟会议简报、会议纪要有着很大不同。会议简报和会议纪要也是真实的,但不是原始的。虽然在内容上可能没有太大差别,但在存在形态上,会议记录跟会议简报和会议纪要的差异甚大。会议记录对会议的时间、地点、出席人员、主持人、议程等基本情况,对领导讲话、与会者的发言、讨论和争议、形成的决议和决定等内容,都要记录下来,一般没有太多的选标题由会议名称加文体名称组成,就是《会议记录》。