日本的人事管理机构主要有中央人事院、省厅人事机构与地方人事机关。中央人事院主要负责掌管公务员的待遇改善、考试、任免、福利、进修、奖惩等相关事务。各省厅人事机构的名称不一，有的称为人事局，有的称为人事课，也有的叫人事部，它们负责保管各省厅机关的人事档案;地方政府的人事机构多为人事委员会，负责保管同级机关的人事档案。

　　长期以来，日本人事管理的基础主要是年功序列制度和终生雇佣制度。年功序列制度的主要内容是按照年龄和就职年数来升职、升级和加薪，工资的高低主要取决于工龄的长短。职员在单位的任职时间一般都相当长，因此人事部门要对职工进行全面的人事记录。

　　人事档案不仅是涉及职工录用、调配、晋升、培训、待遇、福利和保健等人事管理的基础资料，而且也是在职员工必不可少的资历证明。因此一般来说，各单位都会妥善保管人事档案，即使员工退休或离职后也会保存相当长一段时间。