为深入开展公证质量事故“零容忍”活动,进一步加强公证质量管理,根据市局的统一安排,由蚌埠市众信公证处对我处第四季度的卷宗进行了质量检查。现将检查情况报告如下:
一、基本情况
此次检查范围重点为二0一二第四季度办理的批量公证、保全证据、现场监督、继承权、委托、借款等公证事项,按照每名执业公证员人均抽查30份卷宗的要求,市局在网上随机抽取卷宗号,我处共抽取卷宗330份。从检查情况看,我处公证质量总体较好,被抽查的330份卷宗中,没有发现错证、假证及不合格卷。
二、存在的问题
在这次检查中也发现了一些问题,既有共性问题,也有个性问题,具体表现在以下方面:
(一)公证卷宗立卷归档方面
1.部分公证卷宗排列顺序混乱;
2.少数公证卷宗封底未封签;
3.少数公证卷宗立卷日期有误;
4.个别公证卷宗无收费凭证。
(二)办证程序方面
1.部分公证申请表内容填写不齐全,缺申请人签名;
2.个别卷宗受理日期与申请日期不符,且受理通知单的公证事项与实际不符;
3.个别公证卷宗受理通知单缺申请人签名;
4.少数公证卷宗无特别告知或特别告知不符合规定;
5.少数谈话笔录有错字、笔录的询问顺序混乱;
6.个别公证卷宗中,缺申请人谈话笔录;
7.个别继承卷宗中谈话笔录询问不详细,未问及有无代为继承或转继承的情形;
8.个别现场监督类公证笔录过于简单;
9.个别公证卷宗笔录修改处无当事人确认;
10.个别公证卷宗存在当事人身份信息未收集或收集不全面、意思表示未审查清楚的现象;
11.个别公证卷宗存在非本案当事人签署告知书和受理通知单的现象;
12.个别公证卷宗回执填写不全。
(三)证据材料收集及审查方面
1.少数公证卷宗存在证明材料单一且无其他佐证材料、证明材料未核实及核实不当现象;
2.个别公证卷宗代理人无授权委托书